Touty Réseau
Un réseau social libre pour votre entreprise ou association
Le développement du télétravail, ou simplement l’existence de plusieurs locaux distants, nécessite l’utilisation d’outils collaboratifs en ligne.
Pour les associations, leurs adhérents et bénévoles sont par nature distants et ne travaillent pas forcément en même temps.
Un espace membre peut alors être très pratique, ne serait-ce que pour partager leurs fichiers et agendas (souvent bien remplis !).
Il y a de nombreuses applications web vous proposant, parfois « gratuitement », de partager fichiers, agendas, etc. avec les membres de votre équipe.
Mais ils ne sont pas toujours adaptés à vos besoins et vous obligent souvent de passer d’un outil à l’autre.
Et puisqu’il s’agit de plateformes, vous perdez le contrôle sur les données qui y sont partagées.
Un logiciel libre, facilement installable
Aussi, je vous propose de privilégier un logiciel libre, nommé Agora Project.
Si vous avez déjà un hébergement internet, par exemple pour votre site web, il pourra simplement y être installé, donc sans générer de surcoût.
Via un seul outil, vous pourrez partager :
- des actualités.
- des sondages simples.
- des fichiers, avec classement par répertoires/sous-répertoires.
- des agendas, aussi bien pour les dates de vos réunions, rencontres, etc. que des agendas de ressources (salles, matériels…). Ces agendas peuvent être consultés via l’agenda de votre smartphone ou la messagerie de votre PC (Thunderbird, Outloook…).
- des marques-pages vers des pages web.
- des carnets d’adresses.
- des listes de tâches, sous forme de diagramme Gantt, avec désignation de responsables pour chaque tâche, renseignement d’un budget, d’un état d’avancement, etc.
- des forums de discussion.
- un outil d’envoi d’e-mail de type newsletter (mais plutôt pensé pour un usage interne).
- un tchat permettant de discuter avec les autres utilisateurs connectés.
Tous ces outils sont facultatifs et peuvent donc être activés ou non.
Une gestion fine des droits de chacun
Par ailleurs, vous pourrez préciser les droits de chaque utilisateur de votre installation.
Vous pouvez ainsi créer plusieurs « espaces » différents, auxquels auront accès certains de vos utilisateurs.
Par exemple, un espace pour vos salariés, un pour vos clients, un autre pour vos fournisseurs, tous n’ayant pas les mêmes besoins.
Pas de besoin de faire des doublons, un même fichier pourra être visible dans plusieurs espaces. Il suffit de les sélectionner au moment de le publier.
Au-delà de ces espaces, vous pouvez finement donner des droits à chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Un répertoire de fichiers pourra ainsi être invisible pour certains utilisateurs, quand d’autres pourront seulement le consulter et d’autres encore le modifier…
Des notifications par e-mail maîtrisées
Il est souvent difficile de trouver un équilibre dans l’envoi des e-mails.
En envoyer trop, c’est assommer vos équipes et au final inefficace.
Ne pas en envoyer du tout, c’est risquer que des informations importantes pour certaines personnes leur échappent.
Agora Project va vous aider, car à chaque nouvelle publication, vous avec la possibilité d’envoyer une notification par e-mail aux personnes concernées, c’est-à-dire celles ayant au minimum un droit de lecture sur ce que vous partagez. Mais il est possible de n’envoyer cette notification qu’à quelques personnes, sélectionnées individuellement. Par exemple, celles qui devront réagir à cette publication.
Par défaut, la publication d’une nouveauté ne génère pas l’envoi de notifications. C’est une option.
Pour autant, les utilisateurs non notifiés peuvent facilement se tenir au courant des nouveautés, qui sont visibles en un coup d’œil lors de leur connexion.
Le module permettant la création de forums peut aussi être une alternative aux discussions par e-mail. Dans ce cas, ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui peuvent choisir d’être notifiés des évolutions de la discussion.
Installation, configuration et formation
Je vous propose donc d’installer cet outil pour votre organisation et d’effectuer les premières configurations pour qu’il soit utilisable rapidement.
Nous pourrons ensuite prévoir des sessions de formation, de manière à ce que chaque utilisateur prenne en main l’outil.
Tout se passant en ligne, je peux réaliser ces interventions à distance, via un outil de visioconférence, permettant au besoin de partager son écran.
Intéressé ? alors n’hésitez pas à me contacter.